Документи є невід'ємною частиною нашого повсякденного життя. Вони створюються, обробляються та зберігаються у різних місцях. Одним із важливих аспектів класифікації документів є їх розподіл за місцем складання. Це дозволяє ефективно управляти інформацією, полегшує пошук та доступ до потрібних документів.
Залежно від місця, де складено документ, його можна класифікувати як внутрішній чи зовнішній. Внутрішні документи створюються всередині організації та призначені для внутрішнього використання. Основними прикладами внутрішніх документів є службові записки, доповіді, накази тощо. Вони використовуються передачі інформації між відділами і співробітниками організації.
З іншого боку, зовнішні документи створюються поза організацією та призначені для обміну інформацією із зовнішніми сторонами, такими як клієнти, партнери, державні органи тощо. До таких документів належать листи, договори, рахунки та інші документи, які використовуються для офіційного спілкування між організацією та зовнішніми сторонами.
Класифікація документів за місцем складання має значення для ефективного управління інформацією. Вона дозволяє впорядкувати документи, забезпечує їх зручний доступ та обмін між внутрішніми та зовнішніми сторонами. Систематизація документів допомагає оптимізувати бізнес-процеси та підвищити ефективність роботи організації в цілому.
| Місце складання | Опис |
|---|---|
| Офіс компанії | Документи, складені в офісі компанії чи підприємства. |
| Домашні умови | Документи, складені у домашніх умовах, у приватному порядку. |
| Навчальний заклад | Документи, складені у навчальних закладах, наприклад, школах чи університетах. |
| Публічне місце | Документи, складені у громадських місцях, таких як бібліотеки, парки чи кафе. |
| Юридичний офіс | Документи, складені у юридичних офісах чи адвокатських кабінетах. |
за місцю складання документи поділяють на: – Внутрішні – складаються на конкретному підприємстві і використовуються всередині нього; – Зовнішні – що надійшли на підприємство (вхідні) або направляються підприємством іншим юридичним або фізичним особам (вихідні).
Як можна класифікувати документи?
Заголовок
| Вид документа | Сфера використання |
|---|---|
| Розпорядчі | Містять вказівки чи розпорядження щодо завдань чи процесів |
| Нормативні | Встановлюють стандарти чи правила для організацій чи осіб |
| Інформаційно-довідкові | Призначені для надання інформації та довідок |
| Кадрові | Пов'язані з управлінням персоналом |
Які види документів розрізняють за місцем складання?
За місцем складання документи поділяються на документи, що використовуються для вирішення зовнішніх та внутрішніх питань. Зовнішня документація, у свою чергу, ділиться на вхідну та вихідну кореспонденцію. За ступенем складності документи класифікують на прості та складні (багатоаспектні).
Як класифікуються документи за способом документування?
За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкований, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний та електронний документи.